Le norme volontarie: 

la UNI EN ISO 22005:2008

La norma rientra tra i sistemi di gestione di tipo volontario, basati sul superamento del requisito legislativo minimo, declinati come modelli organizzativi mirati al miglioramento continuo.

La guida metodologica per la realizzazione di un sistema di rintracciabilità è la norma che, nello specifico, tratta tali sistemi in riferimento al settore agroalimentare, la UNI EN ISO 22005:2008.

In particolare, tale norma, definisce i principi e specifica i requisiti per l’attuazione di un sistema di rintracciabilità della filiera alimentare. Sono quindi identificati i tre momenti dello sviluppo:

• definizione degli obiettivi;

• progettazione (fase strategica);

• realizzazione (implementazione).

Per quanto attiene i principi fondanti del sistema, sono indicati tra gli altri, la coerenza (tra requisiti e comunicazione) e la sostenibilità economica (efficienza nei costi). Inoltre, è sottolineato come la rintracciabilità sia uno strumento gestionale del sistema azienda ed accessorio per la sicurezza dei prodotti. Infatti, non è ritenuto sufficiente al raggiungimento di tale obiettivo ma va inteso a supporto di sistemi di sicurezza alimentare o gestionali (ISO 9001 o ISO 22000).

La norma, se da una parte puntualizza i cardini della rintracciabilità (la filiera, i flussi, la documentazione, la gestione del sistema), dall’altra consente una ampia elasticità di obiettivi lasciando all’azienda la possibilità di definire l’oggetto (prodotto o ingredienti ritenuti rilevanti) e la dimensione del sistema in termini di organizzazioni e flussi di materiali coinvolti (ampiezza e profondità della filiera).

E’ quindi fondamentale che gli aspetti comunicativi, mediante i quali l’azienda evidenzia all’esterno quanto attuato, rispettino tre principi:

• coerenza tra gli elementi costitutivi del sistema (obiettivi/estensione/controllo) e l’informazione trasmessa;

• profondità con massima estensione possibile (partendo dal campo o dall’allevamento);

• implementazione del sistema coerenti con una politica per la qualità e la sicurezza alimentare.

Gli obiettivi di carattere generale risultano i seguenti:

• sostenere la sicurezza alimentare;

• soddisfazione del cliente;

• determinare la storia e le origini di un prodotto;

• facilitare il ritiro o richiamo;

• identificare le responsabilità;

• facilitare la verifica di informazioni specifiche riguardanti il prodotto;

• comunicare le informazioni alle parti interessate;

• migliorare la competitività dell’organizzazione

Progettazione

La progettazione prevede l’analisi dei seguenti aspetti:

a) definizione degli obiettivi (specifici), in accordo con i principi della norma. Questi dovranno essere verificabili, economici, pratici, conformi alla legislazione cogente, accurati nel limiti di quanto definito dallo schema;

b) requisiti legislativi e requisiti relativi alle politiche inerenti la rintracciabilità;

c) prodotti e/o ingredienti;

d) posizione nella filiera agroalimentare;

e) flusso di materiali;

f) requisiti relativi alle informazioni. E’ necessario definire quali informazioni,

• ottenere dai fornitori;
  
• raccogliere, riguardanti la storia del prodotto e del processo;
  
• fornire ai clienti e/o fornitori.
  

g) requisiti della documentazione. Quali documenti sono necessari per garantire il rispetto degli obiettivi;

h) coordinamento della filiera agroalimentare. Inteso come struttura del sistema, quali attori sono coinvolti, le rispettive responsabilità ed interazioni;

i) procedure applicate. Riguardano la documentazione del flusso di materiali e delle relative informazioni, inclusa la conservazione e verifica dei documenti. L’organizzazione deve elaborare procedure funzionali a:

1. definire il prodotto;
   
2. definire e identificare il lotto;
   
3. documentare il flusso di materiali e di informazioni, inclusi i mezzi per mantenere le registrazioni;
   
4.  gestire i dati e registrare i protocolli;
   
5. definire protocolli di recupero delle informazioni.
   

Infine, nello sviluppo e nella implementazione di un sistema di rintracciabilità è necessario:

• tenere in considerazione sistemi operativi e di gestione esistenti;

• che le procedure per la gestione delle informazioni includano la possibilità di collegare (e registrare) il flusso delle informazioni relative ai materiali e ai prodotti;

• definire procedure per la gestione delle non conformità

Implementazione

Segue alla fase precedente e manifesta la volontà, attraverso risorse e coinvolgimenti, di attuare quanto progettato. La norma prevede la definizione dei seguenti aspetti:

a) un piano della rintracciabilità in cui sia descritta, per le singole fasi, la gestione del sistema, i punti critici, le azioni preventive e di monitoraggio finalizzate al loro controllo, le responsabilità, i documenti di registrazione sia delle attività di controllo che delle azioni intraprese;

b) un piano di addestramento del personale che può impattare sulla rintracciabilità;

c) un piano di verifica dell’efficacia del sistema, mediante audit interni programmati e prove (es. simulazioni, test di rintracciabilità e bilanci di massa);

d) riesame, inteso come attività in cui si riesamina l’applicazione del sistema di rintracciabilità per sottoporlo a un processo di miglioramento continuo tenendo conto dei seguenti aspetti,

– risultati delle prove di rintracciabilità,

– risultati degli audit interni,

– variazioni in termini di prodotto o processo,

– informazioni fornite da altri attori della filiera,

– azioni correttive intraprese,

– informazioni di ritorno del cliente,

– aggiornamenti normativi.

Verifiche interne

Le verifiche in autocontrollo (audit di parte prima), sono il momento di analisi della tenuta del sistema da parte dell’azienda. Consistono in due aspetti. Il primo riguarda la verifica della gestione del sistema in termini di attività svolte, la loro efficacia, le registrazioni, l’aggiornamento dei dai disponibili. Si tratta quindi di porre attenzione a che l’implementazione sia aggiornata, monitorata e applicata con consapevolezza a tutti i livelli. E’ inoltre un momento anche di riflessione circa gli aggiornamenti normativi e produttivi che si sono manifestati nell’immediato. Il confronto è quindi con elementi tendenzialmente qualitativi. 

Una secondo aspetto riguarda invece la fase di test sui prodotti e sull’efficienza del sistema. Si distinguono due tipologie di prove:

• test di rintracciabilità, a sua volta distinto in

• da prodotto (P) a materia prima (M),

• da materia prima (M) a prodotto (P),

• simulazione di un richiamo,

• bilancio di massa.

Il test di rintracciabilità consiste nel partire da un estremo della filiera (M/P) e seguirne il percorso arrivando al destinatario finale del prodotto o al fornitore della materia prima a seconda dei casi. E’ però fondamentale non solo identificare il destinatario o il fornitore ma anche gli eventi che hanno interessato il prodotto e che sono stati identificati nel sistema: requisiti tracciati.

Il rapporto tra il tempo di esecuzione del test e la quantità di prodotto rintracciato, definisce l’efficienza del sistema, che si esprime mediante la quantità di prodotto che l’azienda è in grado di richiamare/monitorare nell’unità di tempo.

• Bilancio di Massa

Il bilancio di massa consiste invece nell’individuare la quantità di materia/prodotto che in un dato periodo è stata processata: il flusso di materiali. Dal punto di vista metodologico il bilancio di massa è espresso mediante una variante del bilancio di magazzino. Proprio perché bilancio, comprenderà delle componenti attive e delle componenti passive, secondo il seguente schema:

Componenti attive

• Giacenze Iniziali (GI),

• Acquisti (A),

• Produzioni (P)

Componenti passive

• Vendite (V),

• Scarti (S),

• Ingressi in produzione (I)

Va da se che il risultato di un bilancio di massa (output) può a sua volta diventare elemento in ingresso (input) di un altro bilancio sequenziale. E’ il caso di una materia prima che diventa un semilavorato, a sua volta destinato a diventare un prodotto finito.

La formula finale diventa quindi:

GF = Attività (GI + A + P) – Passività (V + S + I)

Conclusioni

L’implementazione di un sistema di rintracciabilità risulta caratterizzato da difficoltà cui rivolgere la massima attenzione e, nel contempo, dall’opportunità di apportare significativi miglioramenti nella gestione aziendale. Tra le principali difficoltà insite nel sistema è opportuno sottolineare:

• l’impossibilità oggettiva di desumere alcuni parametri di tracciabilità ereditati lungo il processo mediante prove analitiche sul prodotto (es. origine);

• i costi di gestione del sistema;

• gli adeguamenti operativi e professionali necessari all’implementazione;

• la dimostrazione, in concreto e in continuo, del pieno governo del processo;

Dal lato dei vantaggi offerti dal sistema è possibile segnalare:

• maggiore garanzia di sicurezza dei prodotti;

• aumento dei requisiti di prodotto/processo comunicabili e conseguenti maggiori opportunità di penetrazione del mercato;

• maggiore efficacia tecnica per consapevolezza delle aree di massima criticità;

• maggiore efficienza economica per controllo gestionale dei processi